焼き菓子の製造・販売を手掛ける二代目

2022.02.11
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焼き菓子の製造・販売を手掛ける二代目 一番合戦 まこと

I'tHEROに出会う前

父親から焼き菓子の製造・販売を手掛ける会社の社長を1年前に譲り受けたばかりの【一番合戦 まこと】は、父の代から行われてきた紙や電話中心のアナログ運営から脱却したいとは思っているが、自分なりにネットで調べたメーカーと打ち合わせを重ねるも、なかなかしっくりくる仕組みには出会えていなかった。

そんな中、地元の先輩経営者から誘われて5年前から入会していた事業協同組合の『事務局』の任を今年から任されることになり、教わるがまま業務をこなしていたが、これがまためんどくさい。。。

Excelのフォーマットがあるものの統一感がなく、理事長の印鑑をもらうために、時間が合わなくて1週間くらい放置されることもしばしばあったし、会議の議事録も個人レベルの保管のみで、探したけど見つからない議事録などもあった。

70名いる組合員さんへの連絡も、『電話』『メール』などを駆使していたが、誰に請求書を送ったとか入金されていない等の情報は正直、手探りだった。

さすがに事務処理のために専属の人員を配置するわけにもいかず、そんなこともあって毎年事務局の担当者決めでは本業が手つかずになることから、誰も自らやろうとしていなかった。。。

専任者は採用できないけど、『会員管理ソフト』的なシステム化くらいは導入しないとそろそろまずいのでは?と思ったまことがネットで調べてみたが、月額5万円以上の高額だったり、情報共有はできるけど請求書発行が出来なかったりとフィットするものが見つけられなかった。

そんな時、昔、父親から勧められた研修で一緒だったイタリア料理が美味しい飲食業の山崎さんから、『I'tHERO』の招待LINEが届いた。

I'tHEROと出会って使ってみる

山崎さんのLINEによると、『I'tHERO』という様々な人が交流し合いながら、100人以上の人を1つのグループを組んで交流会を活性化させたり、事務局は見積書・請求書・領収証の発行をなんと無料で利用できるらしい。

しかも、理事長などに頂く決裁もワークフロー機能でハンコがいらない仕組みでペーパーレスで決裁もらえるし、会議の議事録などもグループ内の文書管理で保存されるため、いつでもどこでもシステム内のグループウェアで確認ができるものだった。

それでいて月額1万円~利用できるサービスと聞いて驚いた。

まことが所属する事業協同組合で利用できないものか?と調べていると、5名までは無料で始められるようだったので、理事長にさっそく招待メールを送ってみた。

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I'tHEROの可能性

理事長はITにはあまり詳しくはないが、業務の本質を見極めるセンスはピカ一だとまことは感じ取っていた。

中でも理事長が気に入っていたのは、『I'tHERO』には事業協同組合のスケジュールルール(マニュアル)の共有も組合員と無料でできるし、ネットショップまでも無料だったことであった。
プロフィールに動画も載せられるので、事業内容も伝わりやすいし、求人や広告を出すこともできるところにも可能性を感じていた。

事業協同組合の新年度は1月からであり、12月総会に予算案を計上するまでは3ヶ月以上も先で中途半端な時期ではあったが、事務局予備費がこのまま推移すると余ることが容易に想像できたため進めることにした。

まずは無料で始められる主要メンバー5名でグループを組み、骨子ができた段階で有料プランに切り替えた。

I'tHEROを使ってみて見えた未来

『I'tHERO』を紹介してくれた山崎さんから、『I'tHEROでネットショップ始めたよ』とメッセージが来たので、恩を感じていたまことは間髪入れず『買うよ!』と返信した。

山崎さんから『シーフードパスタとマルゲリータのピザ』はどっちがいい??と質問されたので、気前よく
『両方!』と答えたら、直後に決済リンクが張られたメッセージが届いた。

てっきりネットショップというから、自分でカートひとつづつ商品を自分で入れて決済をしなければならないとまことは思っていたが、なんと!『I'tHERO』は会話の中で決済ができる仕組みがあるらしい。

この仕組みに驚いたまことは、これなら会話履歴で内容もわかるし、ネットショップとは縁がないと思っている製造業でも使えるんじゃないか?
事業協同組合だけで使うのではなく、自分の焼き菓子の販売部門でも使えるし、個人でもビジネスを始める人も増えるだろうなぁ。と感じていた。

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I'tHEROを利用して次のステップへ

『I'tHERO』を使いこなし、事務局の仕事がずいぶん楽になったまことは、理事長に『電子契約機能』を提案した。

今までは、新たに入会希望される新入会員さんと対面で面談を行い、『入会申込書に記入捺印』『会費の振込証明』を添付して、毎月の理事会で承認を求めていたが、この『電子契約機能』を利用することにより、一般的には月額1万円くらいする電子契約サービスが、月額料金なしで、その都度1,000円のみで利用できるといった格安料金だったからだ。

わざわざ印紙を買う必要もない(むしろ印紙より安い)し、『非対面で契約が交わせる』ことができることで、離れた地域の方とのやりとりも円滑にできるのがメリットであった。

ほとんど手間もかからないので、これなら面倒で契約書すら結ばなかった案件も利用が進みそうだと可能性を感じていた。

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