文書管理とは、社内に存在する紙の資料や電子ファイル、データなどあらゆる文書の保存・活用・廃棄といった管理作業をおこなうことです。

この文書には、社内全体で利用する「共有文書」だけでなく、社員が個人で作成、管理している「個人文書」なども含まれます。

適切に文書管理をおこなうには、事前に各文書をどのようなカテゴリーで仕分けし、どの期間、どこに保管するのか、ルールを設定しておくことが望ましいです。

では、なぜ文書管理は重要なのか、その理由について解説いたします。

【業務の効率化】

文書がさまざまな場所に点在していたり、不必要なものと混在していたりすれば、特定の文書が業務で必要となった場合、発見するのに時間が掛かり、非効率的です。

その点、必要な文書だけがひとつの場所に集約され、探しやすいように適切に管理されていれば、必要な文書をすぐ取り出して業務に活用できるため、業務の効率化につながります。

また、テレワークが推奨される昨今、紙やデータの文書をオンラインで確認できるように集約しておけば、社外にいる従業員でも必要な文書をすぐ閲覧でき、利便性が高まります。

【コンプライアンスの強化】

社内文書のなかには、機密情報や顧客の個人情報といった、守秘義務があり、慎重に扱わなくてはならない文書も存在するはずです。

このような文書に含まれる情報を漏えいしてしまうと、社会的な信用の失墜や経済的な損失を招くおそれもあるため、適切な保管・管理が不可欠です。

また、文書によっては法律で保管期間や保存義務が厳格に定められているものもあり、提示を求められた際に発見できないと、説明責任や罰則を課されるおそれもあります。

このようなリスクを避け、企業のコンプライアンスの強化を図るためにも、文書管理は重要といえます。

【顧客満足度・サービスの品質向上】

文書やデータが適切に管理されていないと、問い合わせがあった際に必要な情報をすぐに発見できず顧客を長く待たせたり、誤情報を送付してしまったりする可能性もあります。

たとえば製品に関する質問などがあった場合も、適切な文書管理がなされていれば、すぐに資料やマニュアルを確認でき、スムーズな対応がおこなえます。

これにより、結果的に問い合わせなどサービスの品質や、顧客満足度の向上につながることでしょう。

では、文書を適切に管理するにはどのような方法があるのか、解説します。

【文書管理ルールを策定する】

まず、文書管理をどのような手順、方法、規程のもと取り扱うのか、社内全体で統一するルールを策定し、マニュアル化する必要があります。

文書管理ルールには、以下のような項目を定めるとよいでしょう。

●保管、編集について：保管期限や場所、ファイルの名前の付け方や複製物の取り扱い方法など
●適用範囲について：紙、データなど、どの文書を適用範囲とするのか
●廃棄について：廃棄の手順や方法
●改正、廃止について：規程の改正や廃止に関する方法
●罰則について：規程に違反した場合の罰則

【文書を分類する】

文書は種類別や部門別に分類することにより、管理や検索がしやすく、利便性が高くなります。その場合の分類方法に「ワリツケ式」「ツミアゲ式」という2種類があります。

ワリツケ式

ワリツケ式とは、総務部など社内文書を管轄する部門が「大分類＞中分類＞小分類」といったように文書管理のルールを定め、トップダウン方式で分類する方法です。

同一基準で整理することで全社的に統一でき、分類しやすいのが利点です。ただし、基準の規程に時間がかかったり、分類にはまらない文書が多いと乱雑になったりしやすくもあります。

ツミアゲ式

ツミアゲ式とは、実務担当者が全文書を確認したうえで、「小分類＞中分類＞大分類」といったようにグループ分けし、ボトムアップ方式で分類する方法です。

ワリツケ式とは異なり、実態に沿って文書を分類できるのが利点ですが、すべての文書に目を通す必要があり、分類に長い時間を要するのが難点です。

【文書をファイリングする】

ファイリングとは、文書をファイルやバインダーに挟み、キャビネットに収納する作業のことです。これには「バーティカル式」「バインダー式」「ボックス式」という3つの方式があります。

バーティカル式

バーティカル式とは、文書を種類別でクリアファイルに収納し、キャビネットやファイリングボックスで縦置きに保管する方式です。

書類を綴じないため出し入れしやすい代わりに、紛失しやすいのが難点といえます。

バインダー式

バインダー式とは、文書をバインダーや厚型ファイルに綴じ、本棚に収納する方式です。年代別や種類別に分類することで、検索性も高まります。

書類の順番が狂いにくく、紛失しにくいためマニュアルの保管などに適しています。ただし、バインダーのサイズに合った保管場所の確保が必要です。

ボックス式

ボックス式とは、書類を挟んだフォルダをボックスファイルに保管する方式です。ボックスに分類を表記できるため、バーティカル式より細かな分類も可能です。

また、必要なボックスを自分のデスクなどに持ち運びできるという利点もありますが、フォルダとボックスの2つを使用するためその分コストがかかります。

【文書管理システムを導入する】

文書管理システムとは、文書管理に必要な機能が搭載されており、電子化した文書を効率的に一元管理できるシステムです。

文書管理システムにはおもに以下のような機能が搭載されており、管理をしやすくできるほか、セキュリティ性を高めることもできます。

●媒体の異なる文書の集約
●紙媒体の電子化
●検索機能
●アクセス権の制御
●保管期限や更新日の管理
●バージョン管理
●申請、承認などのワークフロー

では、文書管理にシステムを導入した場合、どのようなメリットがあるのかご紹介いたします。

【ペーパーレス化の推進】

文書管理システムでは、紙の文書をシステム上にデータとして取り込む機能があり、ペーパーレス化を実現できます。

紙の書類を管理する必要がなくなれば、ファイリングや廃棄する際のシュレッダー作業の手間、保管スペースが不要になり、業務の負担削減にもつながります。

【検索機能による業務効率化】

文書管理システムでは、管理している文書をシステム内で検索できるため、必要な文書を瞬時に発見できます。

紙媒体の場合、膨大な量の文書から探し出すのには多くの時間がかかることもありますが、システムであれば条件を絞って検索できるため、業務効率を高められます。

【文書の共有が簡単】

文書管理システムは紙媒体も含めすべての文書を集約し、クラウドやメールなどで簡単に共有できます。

システム上で閲覧もできるため、テレワークなど社外にいるときであっても場所を選ばずに文書を確認できるのも大きなメリットです。

さらに、ワークフロー機能が搭載されているシステムも多く、上司の承認が必要な文書も手渡しの必要がなく、外出先からでも承認を受け、決済を進められます。

【セキュリティ強化】

紙媒体で文書を管理していると容易に持ち出せてしまうため、紛失や盗難による情報漏えいのリスクがあります。

しかし、システムではアクセス権限を付与することで、必要なメンバーだけが文書を閲覧・編集できるようにしたり、アクセスログを残したりすることも可能なため、セキュリティを強化できます。

このほか、システムによっては文書のダウンロード・印刷を禁止する機能や、文書に透かしを入れる機能もあるため、不正な持ち出しの防止に有効です。

文書管理は、社内に存在する紙媒体や電子データなどの文書を、ルールに則って保存・活用・廃棄し適切に管理することであると解説しました。

文書管理の際には手間がかかる部分もありますが、適切におこなうことで必要な文書をすぐ取り出せ、業務の負担を減らせて効率的です。

文書管理が手間になるようであれば、システムの導入を検討してみるのもよいかもしれません。