タスク管理ツールとは、現在のタスクやToDoリストとその期限を可視化し、リアルタイムでプロジェクトの進捗確認や、ほかのメンバーと状況を共有できるツールのことです。

操作は簡単で、パソコンだけでなくスマホなど端末や場所を選ばず利用できるものや、タスク一覧をエクセルに出力できるものなど、さまざまな機能をもつ製品があります。

似ているものに、プロジェクト管理ツールと呼ばれるものもありますが、プロジェクトはタスクの集合体であり、プロジェクト責任者が利用することを想定しています。

一方、タスク管理はタスクを担当する従業員一人ひとりが利用するため、直感的に操作しやすく、管理の簡単なものが多いです。

ただ、最近はタスク管理とプロジェクト管理を兼ねるツールも登場しているため、利用する環境やユーザーにあわせてツールを選定することをおすすめします。

働き方改革や新型コロナウイルスの流行により、テレワークやモバイルワークをはじめとする、多様な働き方を認める企業が増えてきました。

従業員同士が顔を合わせない状況下でタスク管理を個々に任せると、タスクを依頼した側も進捗を把握しにくく、また抜けや漏れ、遅延なども発生しやすくなってしまいます。

このような場合でも、タスク管理ツールは利用する端末や場所を選ばず、従業員同士が離れていても、リアルタイムでタスクの一括管理がおこなえます。

タスク一覧をひと目で確認でき、ツール上で依頼・完了をおこなえるため、タスク管理に掛かる時間や手間を削減し、業務効率の向上にも役立つことから、導入する企業も増えてきています。

タスク管理ツールを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのかを解説いたします。

【タスクの抜け・漏れを防げる】

タスクを手作業で管理していると、多くの業務を抱えている際に、タスク自体の存在や期限を忘れてしまうといったミスが発生しやすくなります。

しかし、タスク管理ツールでは、ダッシュボードでタスクの一覧と担当者、進行状況や締め切りといった情報をひと目で確認できます。

そのため、期限の迫っているタスクの優先度をすぐに把握でき、抜けや漏れ、作業の遅延などを防ぐのに効果的です。

【タスクの進捗状況を可視化できる】

タスク管理ツールは、メンバーそれぞれの進捗状況と期日を可視化でき、現状の把握に役立ちます。

これにより、メンバーの状況を見て現状のまま進行して問題ないか、タスクの見直しや別のメンバーに割り振りをし直す必要があるか、などの検討材料になります。

【カテゴリーごとにタスク管理できる】

多くのタスク管理ツールは複数のボード（プロジェクト）を作成でき、タスクのカテゴリーや部署ごとなどに分類して管理をおこなえます。

また、ボードごとにそれぞれ異なるメンバーを招待したり、権限設定を設けることで別のメンバーに見えないようにしたりもできます。

現在抱えているすべてのタスクをツールひとつで管理でき、全社的なタスク管理の効率化を実現可能です。

では、タスク管理ツールにはどのようなものがあるのか、利用者も多く機能の充実したおすすめの製品7選を、特徴とあわせてご紹介いたします。

【PR】イッツヒーロー

弊社が提供するI’tHERO（イッツヒーロー）には、ToDoリストを管理し目標達成を促すクラウド型のタスク管理機能が搭載されています。

個人タスクだけでなく、組織内のタスク管理にも対応しており、自分が担当する仕事と組織内のやるべき仕事の両方の管理が可能です。

特徴

・初期費用0円、月額基本料金無料
・タスクの優先度を一目でわかる
・よく使うタスクは複製可能
・スケジュール機能と連動
イッツヒーロー

Asana

世界190ヵ国、100万以上のチームが利用しているというタスク管理ツールです。無料プランでもタスク、プロジェクト、メッセージ数の制限がなく最大 15 人のチームメイトとコラボレーションできます。

大きな特徴はアプリ連携できるツールが200以上と非常に多いことで、Office365やGmail、Slackなど利用者の多いさまざまなツールと連携でき、業務効率を高められます。

特徴

・無料プランあり
・ルーチンタスクを自動化できる
・プロジェクトやプロセスのカスタムテンプレートが充実
・プロジェクト間でタスクを同期できる
・200以上のツールと連携可能
Asana

Wrike

世界中で2万社以上の組織、日本において1,000社が利用しているツールです。タスクに設定するステータスをカスタマイズし、各プロジェクトや部門の業務プロセスに合わせたワークフローを簡単に作成できます。

機能の充実度もさることながら、アカウントデータやアップロードした添付ファイルなどそれぞれ個別に通信を暗号化して管理するため、オンプレミスと同等の高いセキュリティ性能を誇ります。

特徴

・無料プランあり
・各データ暗号化通信による堅牢なセキュリティ性
・作業時間の計測と自動集計で作業負荷を計測できる
・オンライン校正アドオンにより直接指示を書き込める
・400以上のツールと連携可能
Wrike

Backlog

シンプルで直感的に使えるデザインが特長、幅広い業種で使われている、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで揃ったツールです。

SVNとGitを使ったチームのソースコード管理や、バグ管理システムもあるため、エンジニアやプログラマーのタスク管理、業務効率改善にも効果的です。

特徴

・30日間無料トライアルあり
・Microsoft Teams、ChatworkなどのツールやAPI連携も可能
・作業の開始日と期限日を設定すると自動でガントチャート生成
・ファイル共有機能や社内Wikiで情報共有もカンタン
・バグ管理システムにより修正状況を管理できる
Backlog

Jira Software

アジャイルチームの利用実績 No.1のソフトウェア開発管理ツールです。最低1人から20,000 人のチームのために開発されており、メンバーの人数を問わず快適に利用できます。

用意されているテンプレートでタスク管理ができ、最初はシンプルな機能のみ、慣れてからカスタマイズによって機能を増やしていくといった柔軟な使い方ができます。

特徴

・無料プランあり
・自動化ルールを作成し、作業をIDEやGitツールと同期できる
・開発に関連するタスクとバグのリストを管理できる
・AWS、Githubなど数多くのツールと連携可能
・ISO/IEC 27001認証済み、暗号化通信に対応した高いセキュリティ性
Jira Software

Trello

世界中の 200 万を超えるチームが利用する、コラボレーション、プロジェクト管理もできるタスク管理ツールです。テンプレートが充実しており、幅広い業種で使えます。

また、Trello は標準装備で「Butler」という作業の自動化ツールが搭載されており、コーディングなど面倒な設定不要で作業を自動化できます。

特徴

・無料プランあり
・ボード、リスト、カードを使って感覚的に全タスクを確認、編集可能
・業種や働き方に合った充実のテンプレート
・コーディングなしで作業を自動化
・Slack、Dropboxはじめ数百のツールと連携可能
Trello

Jooto

国内の有料導入企業数約1,800社の、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。営業・セールスやエンジニアのほか、不動産や税理士など業種を問わず導入実績があります。

基本的なタスク管理や進捗管理、ガントチャートの機能はもちろん、プロジェクト横断管理機能やファイル共有、コミュニケーション機能などタスク管理に関わるすべての機能を利用できます。

特徴

・無料プランあり
・プロジェクト横断管理機能あり
・タスク内でコミュニケーションをとる機能あり
・Googleカレンダー、Chatworkなどと連携可能
・CSVファイルにエクスポート可能
Jooto

数あるタスク管理ツールのなかから、現在の状況に最適なものを選ぶには、どのようなポイントを確認、比較すればよいのかについてもご紹介します。

【UI・操作性】

タスク管理ツールは、業務において毎日のように、長期にわたって利用していくものであるため、UIや操作性のよさも重要な選定ポイントといえます。

タスク管理ツールは、直感的に操作しやすいものが多いですが、やはり製品によってUIや使い勝手は変わってくるため、チーム全員が使いやすいと思えるものを選ぶ必要があります。

【コスト】

タスク管理ツールによって料金体系は異なり、たとえば利用するユーザー数、利用できる機能や容量で変動するものがあり、無料プランが用意されているものもあります。

そのため、ツール導入前に利用するメンバーは何人を想定しているか、必要としている機能はなにかを検討しておき、比較するのがおすすめです。

また、できるだけコストを抑えたい場合は無料プランで十分使えそうなもの、必要最低限の機能のみ使えるものを選ぶのもよいでしょう。

【既存ツールとの連携】

タスク管理ツールのみの使用であれば考慮する必要はありませんが、メールやスケジュール管理など、すでに導入しているツールがあれば、連携可否を確認しておくとよいでしょう。

ツールを連携すると、一方に入力した予定などのデータがもう一方にも自動反映されるなど入力の手間を削減でき、情報の分散が起こりにくく、業務効率も高められます。

ツールによっては、ほかのツールとシームレスに連携できるものや、一部機能を連携できるものなどそれぞれ異なるため、なにができるのかよく比較することをおすすめします。

【サポート体制】

タスク管理ツールはドラッグ＆ドロップなど、直感的に操作しやすいものが多いですが、はじめての利用で不安がある場合はとくに、サポートの手厚い製品を選ぶのがおすすめです。

メールや電話、直接訪問によるレクチャーなど、どのようなサポートを実施しているのか、費用はかかるのか、気軽に相談しやすいのか、など確認しておくとよいでしょう。

製品によっては、デザインや機能追加など高度なカスタマイズができるものもあり、このカスタマイズをプロが代行するサポートが用意されていることもあります。

今回は、タスク管理ツールについてご紹介しました。自社や部署に最適なツールを選ぶには「タスク管理ツールを選ぶ際のポイント」を参考に、トライアルを利用したり、コストや機能を比較したりすることをおすすめします。

タスク管理ツールはタスク管理の抜け漏れを防ぎ、現状の把握や業務効率の向上などさまざまなメリットがあります。いくつか試して、最適なツールを選んでみてはいかがでしょうか。