会員管理システムとは、会員制ビジネスやECサイトなどの会員に関する情報を一括管理できるシステムです。

会員の登録情報をエクセルなどのデータに保存していると、転記の手間があるだけでなく、誤入力や共有漏れ、誤操作による情報漏えいなどのリスクも生じます。

その点、会員管理システムであれば一部の業務を自動化できるため業務の負担やミスを減らし、安全に情報を管理できます。

また、特定の会員に絞ってメールマガジンの配信をおこなったり、情報を分析してプロモーションに活用したりできる機能もあり、売上や顧客満足度の向上にも役立ちます。

クラウド型の会員管理システムを選ぶ際、比較するべきポイントはどこなのか、解説いたします。

機能

会員管理システムは会員データの一括管理や一部業務の自動化、データ検索などの機能が基本ですが、このほかに製品によって機能や得意とする分野が異なります。

もちろん、機能が充実しているほど費用が高くなる傾向にあり、また機能が多すぎても使いこなせない場合があります。

そのため、会員管理システムで自社のどのような課題を解決したいか、それにはどのような機能をもつ製品がよいのかを検討し、それを搭載したものを選ぶとよいでしょう。

価格

利用料金は、基本的に初期費用＋月額となっていますが、製品によって課金体系が異なる場合もあります。

たとえば、管理側のユーザーの人数や管理対象の会員の人数、利用するデータベース容量などで金額が変動することもあります。

そのため、たとえば会員数が基本的に固定なら「◯名まで金額が変動しない」もの、多くのデータベース容量が必要なら、「容量が無制限」のもの、といったように選ぶのがおすすめです。

操作性

業務効率を高めるためにも、担当者が使いやすく、ほかに利用するシステムともシームレスに連携できるなど、操作性に優れる製品であることも重要なポイントです。

そのため、シンプルで使いやすいインターフェースであるか、大容量データを表示する際も操作に遅延がないか、トライアルなどを利用して使い勝手を確認するのがおすすめです。

セキュリティ機能

多くの会員の個人情報、クレジットカード情報などを保管する場所であるため、セキュリティ面でも信頼できる製品を選ぶことが重要です。

たとえば、通信の暗号化はもちろん、第三者の不正ログインを防ぐ機能、アクセス権限の付与など、利用するうえで安心できるセキュリティ機能が搭載されているかも確認してください。

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弊社が提供するI’tHERO（イッツヒーロー）は、現実社会をデジタル空間で再現させたヒーロー（仲間）が集うビジネスSNS（プラットフォーム）です。

SNSをビジネスで活用できるように、グループウェアとネットショップの機能を統合。非対面（デジタル空間）の中でも安心・安全・信頼の場を提供し、利用者に成功をもたらす一気通貫されたITツールです。

特徴

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MiiT+

初期費用と月額利用料も無料という会員管理や入金管理、メール配信などもおこなえる製品です。MiiT+を利用した決済がある場合のみ、１決済ごとのシステム利用料がかかります。

協会・学会やファンクラブ、スクール運営など幅広い業種・団体で利用でき、無料でありながらマイページ機能やセキュリティ機能も充実しています。

特徴

MiiT+

MOSH

こちらも初期費用・月額費用ずっと０円、決済が発生した場合のみ決済手数料がかかる仕組みです。操作が分かりやすく、たった3STEPで月額レッスンの販売もできます。

サーバーの用意やドメインの取得など、サイト構築に必要となる面倒な操作は必要なし、決済も自動集金できるため、運営側は月額サービスの提供に専念できて便利です。

特徴

MOSH

シクミネット

会員管理、決済、イベント運営管理の3つの機能が連動して事務作業を効率化できる、￥1,000〜はじめられる会員管理システムです。

OB会 ・ 同窓会限定プランとベーシックプランがあり、個別のカスタマイズ（機能追加）も対応可能なため、利用する組織に最適なかたちで導入できます。

特徴

シクミネット

Smart Core

基本機能にオプション機能を追加できるため、必要な機能を必要なだけ選んでカスタマイズが可能な製品です。

料金システムも使う分だけ設定できるため、無駄がありません。CMSと連携しての会員制サイト構築や、会員制コミュニティ構築もおこなえます。

特徴

Smart Core

STORES 予約

テレビCMでも放映されている、ネット予約・決済はもちろん、回数券月謝や顧客管理などを一気通貫で利用できる製品です。13万社の導入実績があり、導入費用は無料。

テンプレートを選んで、ガイドに沿って操作するだけで簡単にシステム導入でき、お客様専用アプリでユーザーも予約・振替・キャンセルなどの操作がラクにおこなえます。

特徴

STORES 予約

会員管理システムにはすぐ利用できるクラウド型、システム構築の必要なオンプレミス型がありますが、クラウド型を導入するメリットについて解説いたします。

初期費用を抑えられる

オンプレミス型のシステムは構築コストとして初期費用が数十万～数百万円となるのに対し、クラウド型は数千～数万円程度とリーズナブルです。

さらに、アカウントを発行してすぐにブラウザから利用を開始できるため、インストールの必要もなく導入も簡単です。

機能のアップデート

クラウド型はオンラインのシステムのため、定期的に機能の追加や変更が自動でアップデートされ、つねに最新のバージョンを利用できます。

オンプレミス型の場合、アップデートは追加でライセンス購入するかバッチソフトなどをダウンロードする必要がありますが、クラウド型はこのような手間やコストが不要です。

そのため、アップデートによりさらに操作性、利便性が向上していくことにも期待できます。

セキュリティ

クラウドはインターネット接続して利用するもののため、多くの製品でセキュリティ対策の機能も搭載されています。

たとえば、WAFと呼ばれる不正アクセスを防ぐ機能のあるもの、管理画面へのアクセス制限機能、操作ログを確認できるものもあります。

また前述のように、会員管理システムは自動でアップデートされるため、定期的にセキュリティ脆弱性の修正パッチも提供されるという点も安心です。

つづいて、クラウド型の会員管理システムのデメリットといえる部分についても解説いたします。

カスタマイズ性が低い

オンプレミス型は、導入企業にあわせて1から構築するシステムのため高いカスタマイズ性がありますが、クラウド型は構築の手間がない代わりにカスタマイズ性の面で劣ります。

製品によっては追加オプションで一部の機能を追加できますが、費用がかかり、またオーダーメイドでのフルカスタマイズは難しいです。

自社の環境にあった独自の機能が欲しい、自社システムやマイナーな製品と連携できるようにしたい、などの希望がある場合はオンプレミス型のほうが向いているかもしれません。

オフラインでは操作できない

クラウド型は、文字どおりクラウドにアクセスして使用する必要があり、インターネット環境がない状態では操作できません。

そのため、ベンダー側のサーバーがダウンした場合や、万が一サービスが終了すれば、利用できなくなってしまいます。

利用者の多いサービスであれば、突然サービス終了とはならないと思われますが、念のため定期的にデータをバックアップしておくことをおすすめします。

今回紹介したクラウド型の会員管理システムは、いずれも操作が分かりやすく必要な機能がひととおり揃っており、多くの業種の企業とマッチすることでしょう。

実際に導入してみて担当者が使い勝手などを確認し、機能面とあわせて納得のできる製品を本格的に利用してみてはいかがでしょうか。