タスク（task）とは、仕事をやり遂げるために必要な作業を細かく分けたものです。この作業を効率的に進めるために、様々なタスクの分類や、進み具合の確認をするのが、タスク管理です。

効率的な目標達成には、適切なタスク管理が重要になります。最近は、パソコンだけでなくスマホからも使いやすいタスク管理ツールも多くあり、うまく使うことで生産性を上げやすくなっています。

タスク管理と混同しやすい言葉に、プロジェクト管理があります。プロジェクト管理は、例えばWebサイト制作といった目標達成のための、計画や実行を管理するものです。

タスク管理は、このプロジェクトを進めるための一つひとつの課題を管理するもので、基本的にチームリーダーが管理・指示するプロジェクト管理とは違い、個人での管理・実行になります。

ToDo管理もまた、タスク管理とは別のものです。ToDo管理は、目標達成に関する作業のみを指すタスク管理（例：3日後に資料を提出する）とは違い、目標とは関係ない雑務（例：掃除や買い物）をこなすことも含み、期限設定はありません。

タスク管理が必要な大きな理由は、ミスを防ぎ、損失を発生させないよう、効率的に仕事を完了することにあります。

タスク管理をしないと、仕事の進捗状況がわからず、必要な作業や未完了の作業を把握できません。すると、内容が間違ったまま進んでしまう、期限までにプロジェクトを達成できないといった事態になる恐れがあります。

期限までに、滞りなく確実に仕事を終えるために、タスクを管理する必要があるのです。

タスク管理を行うと、次のような4つのメリットがあります。

【タスクの優先順位をつけやすくなる】

タスクを一覧にすると、どのタスクから着手するべきかがわかります。進み具合や締め切り、重要度の兼ね合いを把握でき、途中で優先順位を変えるといった判断を早めにできます。

「締切日が迫っている」など、優先度の高いものの作業を進めることで、遅れることなく仕事を終えられます。予想外のことが発生し遅れそうなときでも、他のタスクを違う人に頼むなどの判断が早めに可能です。

【タスクの抜け・漏れを防げる】

すべてのタスクを洗い出すことで、やらなければならない作業の見落としを防止できます。

途中でタスクの抜けが発覚すると、スケジュールが狂ったり、途中からの着手が難しく余計に時間がかかったりするなど、タスク管理をしていれば発生しなかった手間がかかる可能性があります。

忘れていたタスクが原因で、納期遅れになると、顧客からの信頼にも関わります。タスク管理をしっかり実施し、全タスクを抜け漏れなく把握しましょう。

【仕事の全体像を把握できる】

タスク管理で仕事の全容がわかると、完了までの適切な進め方を決められます。着手するタスクの順番や、予定外の事態が起きたときの対応を考えやすくなるため、ミスを防ぎやすいです。

全体を俯瞰することで、見えてくる新たなアイデアや課題、問題解決策などもあるでしょう。タスク管理でこれらを得られると、自身の成長にもつながります。

【仕事を効率的に進められる】

仕事の効率化は、タスク管理の大きなメリットです。人は、やる必要のあることや、それぞれの仕事にかかる時間や重要度がはっきりすると、目の前の作業に集中しやすくなります。そのため、タスク管理は必ず紙やパソコンに書き出しましょう。

また、タスク管理ができていると、その日の他の仕事や用事との兼ね合いに合わせて、今日取りかかるべき作業を決められ、バランス良く進めていけます。

次は何をしようかと考えるのは、余計な時間です。その日やること、明日やることがわかっていると、準備も早めにできます。

効果の高いタスク管理をするには、主に次のやり方がおすすめです。

【スケジュール帳や付箋などの紙】

紙に手書きで書くと、机などわかりやすい場所に貼っておけるので、パソコンやスマホを起動しなくても手軽にすぐ確認できます。

チーム内でのタスク管理には、付箋にタスクと進み具合を書き、ホワイトボードへ貼るとわかりやすいです。完了したタスクは、二重線で消す・はがすなどしましょう。

【Microsoft Excel・Googleスプレッドシートなどの表計算ソフト】

表計算ソフトでは、タスクのリストを見やすく整理した形で作成でき、漏れのない管理がしやすいです。タスクの追加・削除や、期限・進捗状況の記入が簡単です。共有フォルダへの保存で、メンバーの状況も把握できます。ただ、最新ファイルがわかりにくくなることもあるため、管理には注意が必要です。

Googleスプレッドシートでは、Webからいつでもどこでも確認・共有でき、内容がリアルタイムで更新されます。ファイルの更新やアップの手間もなく、非常に手軽です。

【タスク管理ツール】

タスクを効率的に管理するためのシステムが、タスク管理ツールです。パソコンやスマホからいつでも使えて、メンバー間での共有もしやすくなっています。

タスク管理専用に作られているものなので、便利な機能が豊富にあり、使いやすさに優れています。チャットツールなどについている場合もあります。

例えば、こんな機能があります。

タスク管理には、おさえるべきコツがあります。次のような5つのコツをおさえたタスク管理で、仕事をスムーズに進められるでしょう。

【すべてのタスクを書きだす】

自分がするべきタスクのみを、すべて洗い出して書き出します。タスクの抜け漏れがあると、仕事の完了が遅れる原因になるので、まずは1つ残らず一覧にしましょう。

書き出すことで、現在の業務の全容を把握できると、抱えている仕事量がわかり、見直すべき箇所が見えてくることもあります
自分がするべきタスクのみを、すべて洗い出して書き出します。タスクの抜け漏れがあると、仕事の完了が遅れる原因になるので、まずは1つ残らず一覧にしましょう。

書き出すことで、現在の業務の全容を把握できると、抱えている仕事量がわかり、見直すべき箇所が見えてくることもあります

【タスクを細分化する】

一覧化したタスクの内容を細かく分け、行う作業内容がわかるようにします。すると、一つひとつのタスクにかかる時間や必要なものがわかり、適切な優先順位やスケジュール立てにつながります。

例えば、「調査結果の資料作成」というタスクなら、調査結果の分析・関連情報集め・資料のデザインや構成決めといった作業に細分化します。

【タスクの優先順位を決める】

それぞれのタスクの優先度をはっきりさせ、優先順位の高いタスクの抜け漏れを防ぎ、どのタスクから着手すべきかわかるようにしましょう。優先順位が決まっていると、スケジュールをしっかり立てられ、スムーズに仕事を完了できます。

タスクの優先順位は、かかる時間や期日を考慮し、次の4つにあてはめて決めると良いでしょう。

【タスクにかかる時間を想定する】

そのタスクの完了までにどのくらいの時間がかかるかを知っておくと、期日までに完了しないといったトラブルを避けやすくなります。

かかる時間がわかりにくいタスクについては、余裕ある時間にしておきましょう。

【スケジュールを決める】

タスクごとの分類をした後は、優先順位ごとにスケジュールを割り振ります。

確実にタスクを進めるため、予定を詰めすぎない・具体的に設定するといったスケジュール管理も大切です。カレンダーやガントチャートを使い、メンバー間で共有するのもおすすめです。

タスク管理をしっかり行うことは、ビジネスの基本です。適切なタスク管理の元、確実に仕事を進めることで、お客様からの信頼を獲得でき、社内のやり取りもスムーズになります。

社内で、タスク管理がうまくいっていない、ノウハウがない、ツールを使いたい場合は、導入支援サービスの利用で、自社に合った方法を選択できます。

業務の効率アップのために、ぜひプロの支援サービスを役立ててみてください。